เจาะเหตุผล! ทำไมระบบจัดการเอกสารจึงจำเป็นต่อองค์กรยุคใหม่

[h.rina]

   ปฏิเสธไม่ได้ว่าปัจจุบันคือยุคที่การต่อสู้ช่วงชิงส่วนแบ่งตลาดระหว่าองค์กรบริษัทต่าง ๆ เข้มข้นอย่างมาก ดังนั้นการที่จะเป็นผู้ชนะย่อมไม่ใช่เรื่องง่าย องค์กรต้องมีการปรับตัวเพื่อเข้าสู่การเป็นองค์กรยุคใหม่ ไม่เช่นนั้นอาจโดนบริษัทอื่น ๆ ที่ตามมา แซงหน้าไปโดยไม่รู้ตัว ซึ่งกุญแจสำคัญในการเปลี่ยนโฉมองค์กรสู่ยุคใหม่ก็คือระบบจัดการเอกสาร

   ถึงแม้จะเป็นสิ่งที่หลายองค์กรยังไม่คุ้นเคยนัก แต่ก็ไม่ควรมองข้ามเช่นกัน เนื่องจากการมีระบบจัดการเอกสารที่ดีถือเป็นเรื่องจำเป็นอย่างมาก ส่วนเหตุผลว่าทำไมนั้น ติดตามได้ในบทความนี้ 

ทุกขั้นตอนการทำงานเป็นไปอย่างลื่นไหล

   คงไม่ผิดนักหากจะกล่าวว่า Work Flow คือหนึ่งในตัวชี้วัดว่าองค์กรจะเติบโตได้ดีเพียงไร เนื่องจากในชั่วโมงการทำงานที่เท่ากัน องค์กรไหนมี Work Flow ที่ดีกว่าก็ย่อมเป็นฝ่ายกุมความได้เปรียบ อย่างไรก็ตาม หากไร้ซึ่งระบบจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ ก็เป็นไปได้ยากมากที่จะมี Work Flow ที่ดี เนื่องจากสิ่งนี้มีส่วนช่วยทำให้การประสานงานทั้งภายในภายนอกเป็นไปอย่างลื่นไหล ไร้สะดุด ทดแทนขั้นตอนที่เคยยุ่งยากจุกจิก อีกทั้งยังช่วยลดระยะห่างระหว่างลูกค้ากับองค์กร รวมถึงพนักงานภายในองค์กรเองด้วย

สอดรับกับข้อกฎหมาย   

ในปัจจุบัน กฎหมายที่ว่าด้วยการรองรับ E-Signature หรือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ได้ผ่านมติความเห็นชอบของสภา และประกาศใช้ในพระราชกิจจานุเบกษาเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ซึ่งสิ่งนี้ย่อมเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับองค์กรต่าง ๆ เนื่องจากแต่เดิมที่เคยต้องหอบเอกสารกองใหญ่ให้ผู้บริหารหรือลูกค้าเซ็นอนุมัติรับทราบถึงที่ เป็นขั้นตอนที่สิ้นเปลืองเวลาอย่างมาก แต่หากองค์กรดังกล่าวมีระบบจัดการเอกสารที่ดี รองรับ E-Signature ทุกอย่างก็จะเป็นไปอย่างรวดเร็ว เพราะไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถเซ็นได้เลยในทันที ในทางตรงกันข้าม หากองค์กรไหนไม่ไขว่คว้าโอกาสที่กฎหมายมอบให้นี้ ก็อาจทำให้ตกเป็นฝ่ายตามได้

เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม

ยิ่งเป็นองค์กรขนาดใหญ่เท่าไร ก็ยิ่งจำเป็นต้องใช้กระดาษเอกสารมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งอย่างที่ทราบกันดีว่าขั้นตอนการผลิตกระดาษมีการปล่อย Carbon Footprint ไม่น้อย ดังนั้นในยุคปัจจุบันที่กระแสการอนุรักษ์โลกกำลังได้รับความสนใจ การมีภาพลักษณ์องค์กรที่ไม่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมย่อมไม่ส่งผลดี อย่างไรก็ตามปัญหานี้สามารถแก้ไขได้โดยง่าย เพียงแค่มีระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษที่มีเปี่ยมประสิทธิภาพ ก็จะ Carbon Footprint ที่ปล่อยออกมาได้มากทีเดียว